La diferencia fundamental entre estos dos términos es que las metas se basan en los resultados que deseas lograr, pero los sistemas son procesos que sigues, y que se repiten una y otra vez, para alcanzar esos resultados. Claramente necesitamos metas que nos brinden dirección, pero es la creación de un sistema cíclico el que define el éxito.

Una meta de moda en este 2024 es que la empresa sea más “Ai-driven”, o más tecnológica. Y claro, se crean muchos programas con proyectos que usan nuevas tecnologías, y se da acceso a cursos para poder aprovecharlas. Sin embargo, es poco común ver cómo las empresas desarrollan un sistema que pueda crear una verdadera adopción de tecnología en el día a día de los colaboradores. Y es que el desafío es cambiar los comportamientos de las personas, e integrar la tecnología a la rutina de las mismas.

Habiendo acompañado a varias empresas en estos años, quiero compartir las mejores prácticas que dan resultados, cuando se quiere escalar un sistema de comportamientos:

Diagnosticar para no ira ciegas

El primer paso es obtener información y datos sobre el estado actual de la empresa con respecto a las herramientas y la automatización, así como vislumbrar qué tipo de procesos o tareas tienen mayor potencial de ser automatizados con facilidad y con las herramientas que ya disponen. Cabe recordar que, si es que se quiere desarrollar una cultura de automatización, el objetivo debería ser que la mayoría de colaboradores pueda aplicarlo, y no solo se base en proyectos estratégicos.

Es por ello que aplicar un diagnóstico inicial es de suma importancia, porque de esta manera se puede ofrecer más luces sobre cómo empezar o qué áreas podrían ser las primeras.

Implementar un piloto

Es un término que muchos ya conocen, y sin embargo, es muy fácil olvidarse del objetivo inicial. Aunque quisiéramos que el piloto siempre funcione al 100%, la realidad es que su objetivo principal es aprender. Este despliegue ayudará a entender a la empresa qué tipo de tareas son las que se pueden automatizar y cuáles no, qué funcionalidades son las que más les resulta y se pueden replicar, etc.

Con el aprendizaje de un primer grupo, se pueden empezar a aterrizar los siguientes pasos para escalar, pero antes de ello, es necesario saber qué actores se necesitan para que el sistema funcione.

Actores clave en la implementación

• Sponsor en la plana gerencial: Proveerá respaldo y visibilidad al proyecto frente a la primera línea de la organización.

• Líder de la iniciativa: Será el responsable de que la implementación se lleve a cabo de la forma correcta.

• Área de tecnología: Abrirá las puertas tecnológicas, configurará herramientas, y gobernará los nuevos productos y servicios.

• Área de talento: Desarrollará las capacidades necesarias en los colaboradores.

• Líderes de equipo: Son fundamentales para motivar y guiar a sus equipos en la adopción de nuevas prácticas. Aunque en una etapa de prueba se puede empezar solo con algunos de ellos, para escalar la iniciativa es crucial involucrar a todos.

Creando un sistema eficaz

Para crear un cambio de comportamiento y volverlo un hábito, se deben establecer acciones y ceremonias cíclicas, que ayuden a las personas a introducir el mismo en su día a día. Algunos lineamientos clave para instaurar un sistema son:

• Liderazgo proactivo: El líder de equipo debe ser el motor de este cambio, puesto que es quien mejor puede motivara su equipo para alcanzar los objetivos, y estar más cerca en darle seguimiento y reconocimiento.

• Metas alcanzables y de corto plazo: Al inicio, es crucial definir metas que sean fáciles de cumplir. El objetivo es avanzar, no necesariamente terminar. Esto permite que los colaboradores desarrollen nuevos hábitos sin sentirse abrumados. además, cada acción debe tener un límite de tiempo, esto fomenta la organización y el avance, y permite que las tareas pequeñas se automaticen de manera regular.

• Reuniones de seguimiento: Son ceremonias esenciales para revisar el progreso y generar un sentido de compromiso. También pueden incentivar una competencia saludable entre los equipos. Revisar el progreso cada dos semanas ayuda a ajustar el rumbo según sea necesario.

• Espacios de reconocimiento: Es importante celebrar los logros y avances en la automatización. Reconocer públicamente a las áreas y personas que lideran este cambio puede convertirlas en referentes dentro de la organización.

• Sistema de gobernanza vivo. Ir definiendo en el tiempo, cuáles son las reglas de juego para el uso de estas herramientas, quiénes deberían ser los dueños, cómo monitorearlas y cómo optimizar su escala.

En conclusión, si el objetivo es que más personas usen la tecnología para lograr un impacto en el negocio, lo más importante es trabajar en el sistema de comportamientos que logrará ese cambio, citando a James Clear “No te elevas al nivel de tus metas, caes al nivel de tus sistemas”.